Wielu młodych przedsiębiorców, którzy zakładają własne firmy i muszą stworzyć biuro, w którym będą pracować oni, a także ich zespół, staje przed dylematem związanym z wyposażeniem biura. Jest to niezwykle istotna kwestia, ponieważ w początkowej fazie powstawania firmy, większość właścicieli musi liczyć się z ogromnymi wydatkami, a środki na nie są znacznie ograniczone. Wiadomo, że istnieją różnego rodzaju dotacje unijne i kredyty z przeznaczeniem na wyposażenie biura właśnie, jednakże dopóki nie mamy pewności, że biznes w ogóle wypali i się po prostu przyjmie, nie ma sensu generowanie sztucznych wydatków. Lepiej jest dodatkowe środki przeznaczyć na marketing i reklamę, które na początku prowadzenia działalności każdego rodzaju są przecież najważniejsze. Trzeba sprawić najpierw, aby ludzie dowiedzieli się o istnieniu danej firmy i zechcieli się zainteresować jej usługami, a następnie z nich skorzystać.
Biuro jednakże wyposażyć trzeba. Jeżeli mają się w nim pojawiać klienci, trzeba pamiętać o tym, że będzie to nasza wizytówka i będzie ono bardzo dużo mówiło o samej firmie. Dobrze jest zdecydować się na ciepłe kolory i miły wystrój wnętrza, który nie będzie krzykliwy, ale sprawi, że potencjalny klient poczuje się dobrze. Warto pomyśleć o niedrogich zestawach mebli z sieciówek, które można łączyć ze sobą w dowolny sposób. Nie jest to wielki wydatek, a ciepła kanapa i dwa fotele sprawią, że klient poczuje się jak u siebie w domu. Poza tym, nie można zapominać o najważniejszym, czyli biurkach dla wszystkich pracowników oraz szafach i regałach na dokumenty. Dobrze, żeby wszystkie te meble były w podobnym stylu i kolorach, dzięki temu biuro wyda się lepiej urządzone i bardziej nowoczesne.
Niezwykle ważnym aspektem jest również kwestia oświetlenia. Na pierwszym miejscu trzeba postawić komfort pracowników. Ich stanowiska pracy muszą być więc porządnie oświetlone. Kącik przyjęć klienta również powinien być osobno oświetlony, najlepiej ciepłą barwą światła. Dla komfortu zarówno pracowników, jak i potencjalnych klientów, dobrze jest pomyśleć o założeniu w biurze klimatyzacji. Dzięki temu latem nikt nie będzie się czuł niekomfortowo w biurze.
Przede wszystkim, nie można jednak zapominać o sprzęcie komputerowym. Jest to podstawowe wyposażenie każdego biura i również podstawowe narzędzie pracy. Bez dobrych komputerów, drukarek, faksów i skanerów nie może być mowy o pracy biurowej. W tym wypadku warto jest nieco zainwestować i nie oszczędzać. Dzięki temu ze sprzętu będzie można korzystać swobodnie przez wiele lat, bez konieczności jego wymiany. Wyniki pracy biura w dużej mierze zależą od sprawności sprzętu komputerowego i jego wydajności.
Wiele urzędów pracy oferuje obecnie osobom, które dopiero zakładają nowe firmy, bezzwrotne dotacje właśnie na zakup sprzętu biurowego. Trzeba oczywiście spełnić określone warunki i przede wszystkim utrzymać swoją działalność przez określony okres czasu, jednakże jest to ogromna pomoc finansowa. Zakup nowoczesnego sprzętu dla zaledwie kilku osób może już oznaczać wydatek rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych.
